Skriftlig Info ➜ Metodikk ➜ Oppgaveorientert skriving ➜ Du har seks oppgaver
Det handler altså om å skrive prosedyrer. I dette arbeidet har du seks oppgaver som må utføres før og under skrivearbeidet.
Nå er det selvfølgelig slik at hverken du eller jeg skriver brukermanualer alene. Alle manualer er samarbeidsprosjekter hvor alle relevante kollegaer må bidra med informasjon.
I første rekke dreier dette seg normalt om produktledelse og utviklere. På engelsk brukes gjerne uttrykket Subject Matter Expert (SME) om personer som kan "mye om litt". Disse kan ikke nødvendigvis hjelpe deg med det "store bildet", men kan forsyne seg med spisskompetanse om sine egne emner.
Andre viktige bidragsytere er de som jobber med brukerassistanse og kursing.
TipsUtvikling av brukerdokumentasjon og kursunderlag er svært beslektet. Svært mye informasjon kan gjenbrukes. De som holder kurs vil også få direkte tilbakemeldinger fra deltakerne når det er noe som er uklart eller dårlig formidlet. Slike tilbakemeldinger må videreføres til deg som skriver bruksanvisningen. |
Dette er målgruppeanalysen. En av de mest sentrale utfordringene du har som teknisk forfatter er å vite hvem du skriver for. Du må forutsette at alle tekstene dine har en leser, og at denne leseren er også en bruker av produktet. Men hvem er det?
Uttrykket målgruppe brukes for å definere den samlingen med mennesker som skal være mottaker av et budskap. For å tilhøre en målgruppe må medlemme tilfredsstille utvalgte felles kriterier, for eksempel kjønn, utdanning, alder og bosted. En målgruppe kan også bestå av organisasjoner eller bedrifter, da er kriteriene anderledes. All kommunikasjon må foregå på mottakerens premisser, og må møte de forutsetningen som målgruppens felles kriterier legger til grunn.
Betegnelsen målgruppe brukes om den primære gruppen av lesere vi henvender oss til. Målgruppen er definert etter valgte kriterier som for eksempel alder, kjønn og bosted. Gruppen kan være liten eller stor, og kjennetegnes på det faktum at alle medlemmene er empiriske lesere. Vi kjenner dem ikke detaljert, vi vet kun hva de har til felles.
Et viktig verktøy for å formidle informasjon tilpasset leseren er å etablere en eller flere personas. Disse kan vi gjerne sammenlikne med de lesere som akademia kaller modell-lesere.
En modell-leser er en fiktiv person som representerer de empiriske leserne i målgruppen din. Modell-leseren skal personifisere den "typiske" leser og bruker av produktet ditt. Vedkommende kan være skapt av din egen fantasi, eller basert på virkelige personer. Han eller hun må tillegges relevante og konkrete egenskaper og kunnskaper som gjør du kan "spisse" budskapet ditt. Modell-leseren er således "...en lesertype som teksten ikke bare forutsetter som samarbeidspartner, men som den også anstrenger seg for å skape" (Umberto Eco, 1994).
Dette er oppgaveanalysen.
En grundig oppgaveanalyse er en av de viktigste forberedelsene du kan gjøre før du skal skrive en brukermanual. Dette er fordi en slik analyse kan gi deg svært viktig informasjon om:
Det er naturlig å stille disse grunnleggende spørsmålene før du starter arbeidet med en ny brukermanual.
Oppgaveanalyse er en analytisk prosess for å skaffe seg relevant kunnskap om hvilke oppgaver produktets brukere ønsker at det skal kunne utføre, og hvilke oppgaver det blir utviklet for å utføre. Analysen bør organisere oppgavene etter relevans i henhold til produktets primære funksjoner og egenskaper. Det bør videre defineres i hvilken grad beskrivelser og relevant referanseinformasjon bør inkluderes i brukermanualen.
Det å skrive gode prosedyrer er viktig, og det kan læres.
Dette handler om hvordan du utfører selve skrivingen, det vil si grammatikk, hvilke ord du bruker, setningsoppbygningen din, og prosedyrens struktur.
De fleste produkter du handler skal du bruke til noe konkret. Dette gjelder alt fra forbruksvarer som lyspærer og toalettpapir til teknisk avanserte produkter som mobiltelefoner og privatbiler. Stikkordet er likevel bruke, ethvert produkt skal utføre en eller flere oppgaver for deg. I brukermanualen(e) må hver oppgave forklares med en eller flere prosedyrer.
Det er alltid viktig å balansere informasjonen. Leseren skal slippe å lese for mye, han eller hun trenger det som er nødvendig for å utføre prosedyren, ikke mer. Har du mer informasjon du gjerne skulle formidlet, så plasser det andre steder, og referer til det.
Dette betyr at du må organisere strukturen in publikasjonen din. Ikke lag for mangle kapitler, men lag heller ikke for få.
Pass på at hovedkapitlene kommer i riktig rekkefølge med prosedyrer så tidlig som mulig. Sørg for at titlene dine er er konsekvent utformet slik at det er lett å se hva som er prosedyrer og hva som er konseptuell informasjon. Husk at de fleste titlene vises i innholdsfortegnelsen, derfor skal de være såpass lange og forklarende at leseren intuitivt forstår hva hvert enkelt avsnitt formidler.
Stikkord her er hvor brukeren er nå prosedyren skal leses, og hva slags "verktøy" vedkommende har tilgjengelig for å lese. Det er ingen hemmelighet at papir er på vei "ut", mens telefoner og nettbrett stadig blir viktigere.
I akademia brukes uttrykket retorisk situasjon om dette.
Med uttrykket retoriske situasjon forstås omstendighetene som foreligger når leseren skal konsumere en tekst. Slike omstendigheter kan for eksempel omfatte leserens fysiske plassering, miljøet og eventuelle oppgaver leseren skal gjøre mens han eller hun leser teksten. Den retoriske situasjonen dekker også hensyn knyttet til språk og kultur.
Skriving: Hvordan skrive gode og effektive prosedyrer
Relevant akademisk teori: Den retoriske situasjon
Alle eksterne linker åpner i et nytt vindu. Jeg tar ikke ansvar for informasjon på eksterne nettsteder, selv om jeg har linket til dem. Vennligst rapporter linker som ikke virker.
Informasjonen på denne siden representerer mine personlige meninger, og min egen forståelse av temaet som beskrives. Du kan gjerne linke til siden, men ikke kopiere større deler av innholdet uten tillatelse. Jeg tar ingen ansvar for eventuelle feil, misforståelser eller manglende informasjon om omfattende temaer. Jeg tar heller intet ansvar for feil du måtte gjøre eller forårsake som et resultat av feilaktig eller manglende informasjon. Du kan gjerne bidra med kommentarer, egner erfaringer eller utfyllende informasjon. Se Kontaktinformasjonen.