Teori

Aptum og den retoriske situasjon

Bak denne kryptiske overskriften skjuler det seg et viktig prinsipp: Det du sier i skrift og tale må være formet slik at kommunikasjonens elementer står riktig i forhold til hverandre. Du må også tilpasse kommunikasjonen til den retoriske situasjon.

Klokere nå?


Eksternt aptum

Direkte oversatt betyr aptum "det som sømmer seg". I retorikken er dette uttrykket tatt i bruk for å understreke at det du sier eller skriver alltid må "passe" og være formålstjenlig. Det var Marcus Tullius Cicero (106 til 43 f.Kr.) som først formulerte de fem konstantene som alltid vil være til stede i enhver kommunikasjon. Oversatt til dagens mediesamfunn er disse:

  1. Avsenderen
  2. Saken
  3. Uttrykksmåten (inkludert valg av medie)
  4. Mottakeren
  5. De konkrete omstendighetene rundt kommunikasjonen

Disse fem konstantene skal være i balanse for at en kommunikasjon skal være vellykket. Bestemte uttrykksformer passer i bestemte situasjoner, og noen medier er bedre en andre for å nå fram til bestemte målgrupper. Mediene som velges vil da også bestemme hvordan avsender skal uttrykke seg. Alt hører sammen!

Noen eksempler:

  • Skal du informere noen ved hjelp av e-post skal du aldri bruke STORE BOKSTAVER. Ikke bare er slike vanskeligere å lese, men i e-post "skriker" de til leseren.
  • Skal du kommunisere på ungdommens chatte-kanalaer må du bruke deres eget språk. De har sine egne måter å føre skriftlige samtaler på, og kan du ikke kodene blir du raskt avslørt.
  • Skriver du en populærvitenskapelig artikkel må du passe på at du bruker språk, ord og uttrykk som målgruppen forstår.
  • En tekst som er forfattet som en vitenskapelig artikkel i et fagblad vil være skrevet og utformet slik at den passer til bladets form. Skal den samme artikkelen publiseres på nett må den sannsynligvis skrives om!
  • I ukeblader og fagblader ligger det mye retorisk informasjon i bruken av bilder og layout. Tilsvarende typografiske friheter kan i liten grad gjenskapes når artikkelen publiseres på en nettside. Da må kanskje tekst, bilder eller billedtekst endres.
  • Hvis det brenner på hotellrommet ditt er det lite formålstjenelig at bruksanvisningen på brannslukningsapparater er på gresk, eller at informasjonen om rømningsveier står på side 25 i en 50-siders bok.
  • Når du skal skrive en brukermanual må tekst, form og innhold tilpasses produktenes kompleksitet, det mediet du bruker for å formidle informasjonen (for eksempel papir eller on-line hjelp), og målgruppens kompetanse. Du må sette det inn i brukerens situasjon, vite hva slags informasjon han eller hun har behov for, og deretter passe på at den informasjonen du presenterer ikke gir mottakeren for mye eller for lite informasjon. Samtidig må du sørge for at spesielt viktig informsjon blir plassert på riktig sted i manualen, eventuelt kopiert ut til egne plastbelagte nødinstrukser.

Disse fem konstantene spiller altså en viktig rolle når du som avsender av kommunikasjon skal formidle informasjon til en mottaker. I slike situasjoner snakker forskerne om eksternt aptum, og slik eksternt aptum er avgjørende for å lykkes med retoriske ytringer.

| Toppen av siden |

Internt aptum

Mens det eksterne aptum tar for seg kommunikasjonen fra deg til din mottaker, handler det indre aptum om balansen mellom budskapets konstanter:

  1. Saken
  2. Innholdet
  3. Organiseringen
  4. Uttrykksmåten
  5. Presentasjonen

Her gjelder de samme kjøreregler som for det eksterne aptum: disse konstantene skal være i balanse og tilpasset hverandre.

Noen eksempler:

  • Hvis din intensjon er å forklare hvordan et gitt produkt virker må du først forutsette hva slags kompetanse mottakeren har, og deretter presentere informasjon basert på dette. Du må fremstå med faglig tyngde og utforme forklaringen uten unødvendige sidesprang til andre emner.
  • Hvis informasjonen du skal presentere inneholder flere emner må du planlegge i hvilken rekkefølge det er hensiktsmessig å formidle disse emnene. Er det slik at noen emner forutsetter at andre er kjent må disse plasseres bakover i strukturen.
  • Innholdet i informasjonen din skal i størst mulig grad være konsentrert om det overordnede budskap. Hvis du skal forklare hvordan du skal kjøre truck trenger du ikke forklare hvordan trucken virker.
  • Argumentasjonen i påstandene dine skal være skalig og velbegrunnede, og relatert til emnet.
  • Stilen og tonen du velger i en beskrivelse må stemme med innholdet og emnet. Et sanghefte i en begravelse fremstår aldri som en fargerik og glad trykksak. Både tekst, innhold og typografisk uttrykk er preget av stundens alvor.
  • En overhead-presentasjon skal aldri bruke overfylte sider med liten skrift. Ei heller skal on-line hjelp presentere sider i A4 format.

| Toppen av siden |

Den retoriske situasjonen

Amerikaneren Lloyd F.Bitzer (1) "oppfant" uttrykket den retoriske situasjon i artikkelen "The rhetorical situation" i 1968, og videreførte tankene sine i artikkelen "Functional communication" i 1980.

Rhetorical situation may be defined as a complex of persons, events, objects, and relations presenting an actual or potential exigence which can be completely or partially removed if discourse, introduced into the situation, can so constrain human decision or action as to bring about the significant modification of the exigence. Prior to the creation and presentation of discourse there are three constituents of any rhetorical situation: the first is the exigence; the second and third are elements of the complex, namely the audience to be constrained in decision and action, and the constraints which influence the rhetor and can be brought to bear upon the audience. (Lloyd F.Bitzer, 1968)

I følge Bitzer vil enkelte situasjoner ha mangler eller problemer, kanskje utfordringer, som gjør at aktørene blir ansporet til å si noe, reagere eller på annen måte gjøre noe for å endre situasjonen. Hvis denne reaksjonen kan skje ved hjelp av retoriske hjelpemidler, i første rekke tale eller skrift, er det snakk om en retorisk situasjon. I følge Jens E.Kjeldsen (2) er en situasjon retorisk hvis den kan løses eller modifiseres ved hjelp av effektiv kommunikasjon.

Lloyd F Bitzer sier videre at enhver retorisk situasjon alltid vil inneholde tre elementer:

  1. Exigence: det påtrengende problemet
  2. Audience: publikum (mottaker)
  3. Contraints: de (retoriske) vilkår som foreligger

Forutsetningen for hele situasjonen vil her være det "påtrengende problemet", uten dette hadde ikke situasjonen oppstått. I følge Jens E.Kjeldsen trenger dette ikke være et problem i ordets rette forstand, det kan like gjerne være en utfordring eller en forventning. I praksis kan jo dette være en situasjon fra kursavdelingen, hvor en kursdeltaker får et problem med en prosedyre og ber om hjelp fra foreleseren. Straks spørsmålet er stilt har vi en retorisk situasjon med et problem (spørsmålet), et publikum (kursdeltakeren og kanskje også hans kollegaer) og vilkårene (kursrommet med de tilgjengelige hjelpemidler som forefinnes). Straks foreleseren har forklart prosedyren slik at kursdeltakeren har forstått er den retoriske situasjonen opphørt.

Det er heller ikke vanskelig å tenke seg en retorisk situasjon i forbindelse med en bruksanvisning som du har skrevet. Brukeren av produktet ditt får et problem eller en utfordring som må løses, kanskje det er noe så banalt som å fjerne et lokk for å finne batteriene. Publikum i denne retoriske situasjonen er hovedsaklig denne brukeren, men han har kanskje en utålmodig sjef hengende over seg? Den nødvendige kommunikasjonen som vil kunne løse opp situasjonen er din bruksanvisning. De vilkårene som foreligger kan være at brukeren overhodet ikke har boken i nærheten fordi den er tykk og uhåndterlig. Eller kanskje prosedyren for å fjerne lokket står på side 234 uten indeks og uten fullstendige overskrifter i innholdsfortegnelsen? Kanskje det er så mørkt i rommet at han ikke kan lese?
Noen av disse vilkårene kan forutsees, andre er det vanskelig å gjøre noe med.

| Toppen av siden |

Det retoriske publikum

Retorikk er adressert kommunikasjon, den søker en bestemt form for svar eller respons hos dem som tiltales. Retoriske henvendelser skaper forandring ved å påvirke tanker, beslutninher og handlinger hos personer som kan bidra til å skape forandring. Derfor krever en retorisk situasjon alltid et publikum. [...] Et retorisk publikum består utelukkende av de personene som kan påvirkes av avsenderens retorikk, og som kan bidra til forandringen. (Jens E.Kjeldsen, 1986 (2))

Bitzer mener altså at et retorisk publikum består av personer som under påvirkning av retoriske ytringer:

  • kan påvirkes og overbevises til å handle på en bestemt måte,
  • har mulighet til å handle, og
  • har vilje til å gjøre det.

Dette forutsetter selvfølgelig at personen som utløser den retoriske situasjonen har interesse i å få den løst. Din jobb som avsender er å oppfatte problemet og de faktiske forholdene slik at du kan respondere. I en bruksanvisning kan dette kun gjøres ved å forutse hvilke problemer eller oppgaver som leseren vil kunne støte på gjennom sitt bruk av produktet.

Hvorvidt mottaker er lydhør for den kommunikasjonen som oppstår i den retoriske situasjonen er igjen avhengig av flere forhold. Jens E.Kjeldsen (2) lister opp disse:

  • Graden av interesse. Denne graden av interesse øker jo mer omfattende og personlig problemet eller utfordringen oppleves.
  • Muligheten for å gjøre noe med problemet eller utfordringen
  • Graden av risiko som aksjonene utløser
  • Mottakers påvirkning av plikt og forventninger
  • Mottakers kompetanse
  • Situasjonens krav til umiddelbar handling

Mottakerens respons og aksjoner vil også være avhengig av de retoriske vilkår som foreligger i situasjonen. Dette kan være både fysiske, tekniske, kulturelle og psykiske vilkår. Disse vilkårene er en del av den retoriske situasjonen på samme måte som publikum og informasjonens avsender. I din rolle som avsender må du kunne oppdage eller forutse disse vilkårene, og ta nødvendige grep for å vurdere hvordan den nødvendige respons kan gjennomføres uansett hvilke vilkår som gjelder.

Eksempler:

  • Hvis du i en vedlikeholdsmanual beskriver hvordan en enhet skal skiftes ut ved hjelp av et spesialverktøy, er dette verktøyet et klart vilkår. Hvis ikke teknikeren som skal gjøre jobben har verktøyet blir ikke den retoriske situasjonen løst. Altså må du i prosedyren enten klar si fra at verktøyet er påkrevd, eller dere må levere verktøyet sammen med produktet slik at det alltid er tilgjengelig.
  • Du har sikkert opplevd at ved problemer med et populært teksbehandlingsprogram på PC'en dukker det opp en animert binders for å hjelpe deg. Den retoriske situasjonen har oppstått fordi det er noe du ikke får til. Du er det retoriske publikum, men vil kanskje oppleve at interessen for å løse problemet minsker radikalt fordi bindersen overhodet ikke bidrar med nyttig informasjon, den bidrar kun til å øke din irritasjon. Avsender klarer ikke å forutse vilkårene (irritasjon, utålmodighet og kanskje manglende kompetanse), og har i dette tilfellet ikke klart å formidle informasjon på riktig måte.
  • Du har kjøpt en MP3-spiller, og studerer bruksanvisningen for å finne ut hvordan den virker. Den retoriske situasjonen er klar, og interessen din er på topp. Bruksanvisningen er imidlertidig trykket på 14 språk, og for å få plass til alt er skriftstørrelsen svært liten, og mye informasjon er fjernet. Altså sier avsender at vilkårene for å lese bruksanvisningen er godt lys, gode øyne og masse fantasi. Mange velger da kanskje å pakke MP3-spilleren pent sammen igjen og levere den tilbake til butikken. På sett og vis er den retoriske situasjonen da løst ved hjelp av resignasjon.

| Toppen av siden |

Referanser

  1. The rhetorical situation av Lloyd F.Bitzer (Philosophy and rhetoric 1968)
  2. Retorikk i vår tid av Jens E.Kjeldsen (Spartacus 2006, ISBN 9788243003958)

Validert XHTML 1.0 Transitional